Heather Lynch
L’un des objectifs principaux de la planification stratégique de l’Université, Vision 2010, est de rester « une université qui place sa population étudiante au cœur de sa mission éducative ». C’est ce qui a amené l’Université à mettre en œuvre une série de projets visant à améliorer ses processus et ses services.
L’une de ces améliorations, un sous-projet du Projet Fusion, porte le nom de Projet d’imagerie et de gestion des documents. Celui-ci consiste à numériser les dossiers étudiants et à verser cette information dans un programme informatique accessible au moyen d’une application Web à accès sécurisé.
Le Projet d’imagerie a pour objectif global d’augmenter l’accessibilité et l’efficacité du traitement des dossiers étudiants au cours du processus d’admission. Grâce au logiciel d’imagerie, les facultés et les services peuvent examiner les dossiers étudiants depuis leur bureau ou tout autre endroit branché au réseau de l’Université, ce qui, de surcroît, élimine une abondante paperasse.
L’équipe de projet a commencé à intégrer le logiciel d’imagerie au processus d’admission au premier cycle de l’automne 2006. Depuis, le bureau des admissions s’en est servi pour constituer des dossiers numériques et pour analyser tous les documents des candidatures à l’admission au premier cycle de l’automne 2007. En janvier 2007, le projet s’est étendu aux demandes d’admission au deuxième cycle en sciences de la santé.
« Les membres de mon équipe étaient très enthousiastes à l’idée d’être parmi les premiers à utiliser cette technologie de numérisation, et maintenant, après une brève période d’accélération, ils trouvent que le système les aide à être plus efficaces dans leur travail », affirme Claudette Vachon, superviseure des opérations de la logistique, admissions du 1er cycle.
L’équipe du Projet d’imagerie et de gestion des documents teste également un nouveau projet à la Faculté de génie. Le travail devrait être achevé l’automne prochain. De plus, l’équipe collabore avec le Service de l’aide financière et des bourses afin d’accélérer les transformations qui lui permettront de numériser ses dossiers.
Dans l’ensemble, ces nouveaux systèmes conviviaux améliorent l’efficacité des processus administratifs, ce qui se traduit par de meilleurs services aux étudiants.
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