Partenaires communautaires – Calendrier et processus du SAE
Voici le processus habituel afin d’obtenir les services d’étudiants et d’étudiantes bénévoles :
- CRÉER UN COMPTE
- En tant que représentant d’un organisme communautaire, vous créez un compte de partenaire communautaire du SAE sur ce site Internet. Ce compte ne doit être créé qu’une seule fois pour chaque organisation.
- AFFICHER DES OCCASIONS DE BÉNÉVOLAT (PLACEMENTS)
- Une fois votre nom d’usager et votre mot de passe choisis, vous pouvez ouvrir une session de votre compte et afficher des placements en tout temps. On vous demandera d’identifier un superviseur communautaire pour chacun des placements. Les coordonnées de cette personne ne seront communiquées qu’avec le ou les étudiant(s) sélectionné(s) pour le placement en question par le bureau du SAE.
- RENOUVELER LES PLACEMENTS
- Avant le début de chaque session, le bureau du SAE communique avec tous ses partenaires communautaires afin de renouveler et de mettre à jour les placements existants, ou afin d’en créer de nouveaux.
- MODIFIER LES PLACEMENTS EXISTANTS
- Nous vous encourageons à communiquer avec le bureau du SAE dès que vous désirez apporter des changements aux placements existants, ou retirer les placements qui ne sont plus disponibles.
- OFFRIR LES PLACEMENTS AUX ÉTUDIANTS
- Tous les placements disponibles sont alors offerts aux étudiants et étudiantes, qui les entreprennent dans le cadre d’un cours (par le Programme d’apprentissage par l’engagement communautaire), ou à l’extérieur des cours (par l’Attestation de bénévolat).
- La plupart des étudiants et étudiantes qui sont à la recherche d’occasions de bénévolat proviennent du Programme d’apprentissage par l’engagement communautaire. Cela signifie qu’ils et elles doivent compléter 30 heures d’engagement communautaire dans le courant d’une session (généralement septembre à décembre ou janvier à avril). Les placements qui correspondent à ces critères ont donc de plus grandes chances d’être comblés.
Si les placements ne correspondent pas aux exigences des cours à venir, ou s’ils ne sont pas sélectionnés par des étudiant(e)s dans le cadre d’un cours, ils sont offerts à toute la population étudiante par l’Attestation de bénévolat.
- CONTACT INITIAL AVEC LES BÉNÉVOLES
- Une fois que les étudiants et étudiantes ont sélectionné le placement de bénévolat qui les intéresse, il est de leur responsabilité de communiquer avec vous. Par contre, nous vous demandons – à vous ou au superviseur communautaire spécifique à ce placement – de bien vouloir leur répondre rapidement et de les aider à commencer leur engagement communautaire dès que possible.
- COMPTE-RENDUS D’HEURES TRAVAILLÉES
- Les étudiants doivent faire signer un compte-rendu de leurs heures bénévoles durant le courant de leur placement d’engagement communautaire. Encore une fois, il est de la responsabilité de chaque étudiant(e) de garder ce compte-rendu à jour.
- QUESTIONS / INQUIÉTUDES
- Durant toute la durée des placements d’engagement communautaire, le bureau du SAE demeure à votre disposition afin de répondre à toute question ou inquiétude que vous pourriez avoir.
- ÉVALUATIONS
- Vers la fin du placement d’engagement communautaire des bénévoles (généralement au début décembre ou au début avril), le bureau du SAE communique avec tous les superviseurs communautaires afin de leur demander de compléter un court formulaire d’évaluation pour chacun de leurs bénévoles, afin de déterminer leur niveau de satisfaction des services obtenus. Puisque cette évaluation est souvent prise en considération par le professeur lorsque vient le temps d’évaluer leurs étudiants et étudiantes, et puisqu’elle permet également aux étudiants d’obtenir une reconnaissance officielle de leur engagement communautaire par l’Université, il est très important que vous preniez les quelques minutes nécessaires pour la remplir.