Au rythme où défilent les nouveaux services de technologies de l’information (TI) sur le réseau de l’Université, il est facile de tenir ces nouveautés pour acquis. Le personnel du Service de l’informatique et des communications (SIC), qui crée et installe ces outils et services, sait toutefois à quel point l’organisation et la structure sont essentiels à leur travail.
En 2002, le SIC a créé le Bureau de gestion de projets (BGP), afin que toute personne demandant un nouveau service de TI (par ex. : une application administrative) comprenne bien les étapes à franchir pour que l’idée devienne réalité.
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C’est durant sa maîtrise en gestion de projet, terminée en 1999, que Mme Hotte a commencé à voir ces changements d’un autre oeil. En voyant s’allonger la liste de projets proposés au SIC, elle en a conclu qu’il fallait recourir à une méthodologie commune de gestion de projets. C’est en effet le BGP qui définit et applique cette méthodologie au SIC.
« C’est un changement culturel, dit Mme Hotte. Le personnel et les clients du SIC doivent comprendre que la gestion de projet est un processus qui comporte plusieurs phases distinctes (initiation, planification, [AS1] exécution et contrôle, fermeture) et intègre de nombreux concepts définis dans le Project Management Book of Knowledge publié par le Project Management Institute. »
Trois de ces concepts — le temps, la portée et le coût — sont intimement liés. Il suffit d’en modifier un, par exemple en améliorant la fonctionnalité d’une nouvelle application, pour voir à coup sûr grimper le coût et le temps d’exécution de la tâche à accomplir.
Voilà précisément pourquoi le BGP exige que toute nouvelle proposition de projet soit clairement associée à un commanditaire et à un spécialiste qui assurera l’équilibre de ces concepts, veillera à l’exécution des travaux et sera imputable des résultats. Une telle démarche permet au BGP de définir clairement les conditions d’un projet et de réunir dès le départ tous les éléments nécessaires à sa réussite.
« Ce qui est le plus important, c’est la communication », ajoute Mme Hotte. « Il est primordial que tous les participants soient bien informés tout au long du projet et qu’ils comprennent bien leurs rôles et responsabilités. »
En 2004-2005, le BGP supervise 189 projets, dont près des trois quarts relèvent de la mise au point d’applications, des services d’entretien et de l’infrastructure technique. Les autres entrent dans la catégorie des communications vocales et de données, et sont surtout des projets d’infrastructure et de fonctionnement visant à améliorer les services du SIC.
