Arlette Henry
Il est 9 h 20 du matin. Les finissants et finissantes de l’Université d’Ottawa entrent à la file dans la salle Southam du Centre national des Arts (CNA). Ils sont nerveux mais fiers d’être là et d’avoir obtenu ce diplôme pour lequel ils ont travaillé si fort avec l’appui de leur famille et de leurs amis. Aujourd’hui, ce sont eux les étoiles du « spectacle » présenté en leur honneur. C’est leur journée! Toute l’équipe en place est là pour chacun et chacune d’entre eux.
Mais qui sont donc les artisans de ce spectacle? Comment en arrive-t-on à orchestrer jusqu’à 12 collations des grades successives, échelonnées sur quelques jours, et à décerner 7 000 diplômes quelques semaines à peine après la fin des examens? Et en gardant le sourire cérémonie après cérémonie!
Le travail a commencé tôt dans l’année. Déjà en février, les équipes scolaires des facultés identifient les étudiants qui termineront probablement leur programme d’études durant la session s'ils réussissent leurs cours. Pour cela, elles analysent tous ces dossiers.
De son côté, l’équipe du Service du registraire s’occupe de soumettre au Sénat les noms des futurs diplômés, de faire imprimer les relevés de notes et les parchemins puis de les vérifier un à un afin de détecter toute erreur, de préparer les cérémonies, de préparer l’arrière-scène où se présenteront les finissants avant la cérémonie, de les revêtir de la toge et de l’épitoge correspondant à leur faculté et à leur diplôme. Il faut ensuite placer les étudiants dans l’ordre où on les appellera et leur remettre leur parchemin dans les coulisses après leur passage sur la scène, tout ça dans un temps record!
Il ne faut pas oublier non plus les professeurs, les membres du Sénat et les récipiendaires d’un doctorat honorifique qui revêtent leurs plus beaux atours universitaires, des toges venant des quatre coins du monde, qui rendent les cortèges si impressionnants tant par le décorum que par les magnifiques couleurs.
Le bureau des cérémonies et événements du Cabinet du recteur fait également un travail fondamental pour la collation des grades. C’est le travail d’une petite équipe énormément dévouée qui s’occupe de toute la logistique et de tous les aspects de protocole en lien avec les cérémonies. Cela inclut la coordination de la logistique entourant les récipiendaires de doctorats honorifiques et tout ce que est lié au recteur. Enfin, il faut confirmer la présence des candidats et candidates au doctorat ainsi que de leur directrice ou directeur de thèse. Il faut aussi les informer de la marche à suivre.
Qu’importent les situations qui surgissent durant ces jours de réjouissances, l’équipe formée de personnel de l’Université, de surnuméraires embauchés pour l’occasion et d’employés du CNA - arrive toujours à trouver une solution. Son mot d’ordre : « Les finissants ont priorité en tout et partout, car c’est LEUR journée, LEUR spectacle!! » Mais un spectacle bien rodé depuis longtemps…et mené de main de maître!
