Il faut jongler avec les livres, imprimer les chèques de paie hebdomadaires, surveiller les dossiers d’emploi de milliers de membres du personnel ainsi qu’un nombre encore plus grand de dossiers scolaires pour toute la population étudiante.
Tous ces services administratifs sont assurés par des systèmes informatiques puissants, complexes et sophistiqués. Et vous pouvez ajouter « disparates » à cette liste, si l’on en croit le vice-recteur aux ressources, M. Victor Simon. Celui-ci fait remarquer que les départements et les facultés utilisent toutes sortes des bases de données distinctes, ce qui crée des « silos » qui peuvent nuire à la libre circulation de l’information.
« Ce genre de système nous empêche d’avoir une vue d’ensemble de l’Université, ce qui peut compliquer les choses lorsqu’il faut prendre des décisions. Nous devons avoir une vue plus générale de l’entreprise, et c’est ce que nous avons de la difficulté à obtenir présentement. »
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des firmes qui ont développé une expertise exceptionnelle dans ce domaine de l’informatique. Elles ont créé des produits qui répondent aux besoins des établissements d’enseignement postsecondaire en leur permettant de consolider les opérations des services étroitement reliés, tels que les finances, la paie et les ressources humaines, tout en assurant les services à la population étudiante.
Selon M. Simon, il faut choisir le meilleur de ces produits pour permettre à tout le monde de bien accomplir son travail à l’Université.
Il ajoute que les principaux utilisateurs sont les quelque 32 000 étudiants et étudiantes qui fréquentent le campus, et que leurs exigences en matière de service ne cessent de croître chaque année. Si l’Université veut leur offrir des options libre-service faciles à utiliser, telle que l’inscription en ligne, les systèmes qui supportent ces services doivent être à la fine pointe.
De là est né le Projet fusion, une initiative qui est vite devenue l’une des priorités de M. Simon, peu après son arrivée à l’Université l’année dernière. Comme son nom officiel l’indique, ce projet de planification des ressources de l’entreprise (PRE) vise à resserrer les liens entre divers services administratifs fondamentaux.
L’Université a demandé aux compagnies qui commercialisent des logiciels de gestion intégrée de lui proposer des progiciels conçus à cette fin. Le directeur du projet, M. Dan Bégin, a consacré la majeure partie de l’année dernière à faire l’évaluation détaillée des deux progiciels de gestion intégrée qui ont été proposés. Il ne reste plus qu’un progiciel sur cette liste, et M. Bégin et son équipe sont à analyser la façon dont celui-ci pourrait être intégré à l’Université en occasionnant le moins de dépenses et de perturbations possible aux opérations actuelles tout en maximisant les bénéfices offerts par le système.
Lorsque l’analyse sera terminée, en décembre, le système retenu sera présenté au Bureau des gouverneurs et au Comité d’administration de l’Université.
