La nouvelle loi fédérale entrée en vigueur en début d’année a amené les administrateurs de l’Université à examiner soigneusement le traitement des renseignements de nature privée obtenus des étudiants et des employés. En effet, la Loi sur les renseignements personnels et les documents électroniques établit des directives sur la façon dont les organismes doivent rassembler et utiliser ces données.
Cependant, la Loi, qui régit depuis 2001 les activités des organismes sous réglementation fédérale, fait uniquement mention des informations recueillies dans le cadre d’activités commerciales.Or, cela risque de compliquer les choses pour l’Université, car celle-ci mène un éventail diversifié d’interactions commerciales et non commerciales.
En fait, les différentes composantes de l’Université recueillent une vaste gamme de renseignements. Ainsi, la librairie peut disposer d’informations sur vos habitudes de lecture, les services sportifs connaître vos heures de fréquentation du gymnase et les services de santé avoir dans leurs dossiers des détails encore plus intimes de votre vie, sans parler des documents administratifs étroitement protégés, comme les relevés de notes, que l’Université détient.
« Nous avons décidé d’appliquer tout au moins l’esprit de la Loi dans toute l’organisation »a déclaré Pierre-Yves Boucher, secrétaire de l’Université, chargé d’ensuperviser l’application. « Les mêmes règles vont s’appliquer partout. »
Cela signifie que les diverses unités devront désigner un responsable de la protection de la vie privée, qui sera chargé de surveiller le traitement des renseignements de nature privée. À la lumière de leur rétroaction sera rédigé un énoncé sur la protection de la vie privée, qui sera rendu public, notamment sur le site Web de l’Université.
Cette façon de procéder permettra aux unités de déterminer si elles respectent bien les dispositions de la Loi, tout en faisant en sorte que l’énoncé n’entrave pas les opérations courantes.
« Les unités devront peut-être publier un avis de nature général accompagné d’une annexe faisant état de leurs particularités » a déclaré M. Boucher.
Il cite l’exemple, spécialement remarquable, de l’Association des anciens. Tout comme les entreprises commerciales, qui ont indiqué à leurs clients quels renseignements elles détenaient à leur sujet et leur ont offert la possibilité de s’opposer à leur usage, l’Université enverra un avis à ses ex-étudiants. Mais, ainsi que M. Boucher le fait remarquer, comme ces informations sont pour la plupart recueillies dans un but éducatif ou à des fins de recherche, les attentes sont quelque peu différentes.
« En général, les étudiants s’attendent à ce que l’Université transmette leur dossier à l’Association des anciens, afin d’établir un lien avec les diplômés. »
L’Université fera également remarquer aux anciens que s’ils s’opposent à la diffusion de leurs renseignements personnels, ils risquent de ne plus recevoir les services personnalisés dont ils bénéficiaient. Toutefois, le choix reviendra à la personne qui a fourni les informations au départ.
Alors que les administrateurs tentent de déterminer les modalités d’application de la Loi, son interprétation reste encore à préciser. Des agences comme le Conseil des universités de l’Ontario et l’Association des universités et collèges du Canada, par exemple, en sont d’ailleurs encore à déterminer la mesure exacte selon laquelle la Loi devra être appliquée.
En fait, comme le fait remarquer M. Boucher, les professionnels comme les avocats, les comptables et les experts-conseil n’ont pas encore arrêté leur position en la matière. L’Université a ainsi une bonne longueur d’avance sur la plupart des établissements qui ne sont pas sous réglementation fédérale.
« L’important est de ne pas céder à la panique », dit-il. « La Loi ne vise pas à entraver les opérations commerciales courantes, qui ont leur utilité. »
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