Mary Kane
L’an dernier, si vous vous étiez présenté à un secrétariat scolaire durant la période d’inscription aux cours, vous auriez été confronté à une foule d’étudiants faisant la queue afin de poser des questions à propos des exigences des cours, de leur horaire et des procédures d’inscription. Saluez l’arrivée de Rabaska, le nouvel outil d’inscription en ligne de l’Université destiné aux étudiants de premier cycle et au personnel.
« Nous disposons maintenant d’un outil d’inscription très efficace et d’un centre d’aide à l’inscription centralisé offrant des renseignements au téléphone et des possibilités de clavardage, ce qui a permis de détourner bon nombre de questions associées au processus d’inscription des bureaux des facultés directement au bureau du registraire », affirme François Chapleau, vice-recteur associé à la gestion des effectifs scolaires et registraire. « Les files disparaissant de leur bureau, les secrétariats scolaires peuvent maintenant se concentrer sur les dossiers d’inscription plus compliqués. »
Rabaska, élaboré dans le cadre du projet ISIS (Innovation système d’information scolaire) en collaboration avec la gestion des effectifs scolaires, connaît un excellent début. Depuis son lancement en mars 2007, il a généré 550 000 requêtes et a permis à plus de 21 000 étudiants de s’inscrire à leurs cours.
Actuellement, 75 p. 100 des étudiants de sept facultés ont accès à Rabaska. On vise à ce que tous les étudiants, dont ceux des facultés de Médecine, d’Éducation et des Études supérieures et postdoctorales, utilisent cet outil d’ici 2008.
La réaction des étudiants et du personnel à l’égard de ce système convivial a été positive. Ils reconnaissent ses nombreux avantages et attributs, y compris un chariot d’achat virtuel pour la sélection des cours, la visualisation en temps réel des cours disponibles, une fonction d’avis aux usagers et des scénarios d’horaire.
Comme complément à Rabaska, le Centre d’aide à l’inscription lancé cette année offre une assistance téléphonique rapide et directe aux étudiants nouvellement admis qui ne savent peut-être pas comment accéder à Rabaska ou qui ne comprennent pas la terminologie scolaire qui porte parfois à confusion. Une option de « clavardage » permet aux étudiants de consulter le personnel du Centre d’aide à l’inscription. Pour rendre cet outil encore plus utile aux étudiants, le Bureau du registraire a invité les utilisateurs à suggérer des améliorations.
Un processus d’inscription bien organisé aide les étudiants à prendre un bon départ. « Du point de vue du Bureau du registraire, le fait de disposer d’un centre d’aide personnalisé nous permet de prendre immédiatement conscience de tout problème lié à Rabaska et de réagir rapidement et adéquatement pour le résoudre », précise M. Chapleau.
Liens connexes :
Le Centre d’aide à l’inscription
