Daniel MorinL’accroissement considérable du nombre de documents conservés électroniquement soulève beaucoup de préoccupations pour les archivistes.
« La numérisation c’est très bien pour la diffusion, mais ce n’est pas encore reconnu pour la préservation à long terme », souligne l’archiviste en chef de l’Université, M. Michel Prévost.
« Il y a deux choses qui sont très préoccupantes. D’une part, s’assurer que l’on pourra lire les documents produits électroniquement dans 10, 20, 30 ou 50 ans. Et d’autre part, faire en sorte que les documents électroniques soient bien identifiés. »
M. Prévost cite en exemple la migration vers Microsoft Office à l’Université, pendant laquelle peu de gens ont pris le temps de créer de nouvelles versions en MS-Word de leurs documents d’archives produit avec WordPerfect.
Il est déjà pratiquement impossible de lire un document produit avec la version 4 de WordPerfect à l’aide des logiciels actuels sans perdre une grande partie de l’information. C’est une fatalité qu’une partie de l’information est déjà irrémédiablement perdue, reconnaît-il, parce qu’elle se retrouve sur des supports informatiques obsolètes que personne ne peut décoder.
« C’est pour ça qu’il va falloir s’assurer, à l’instar de ce qui se fait dans le système central, d’effectuer une migration automatique des données lorsqu’il y a une mise à niveau (des logiciels ou de l’équipement) », affirme M. Prévost.
Quant aux documents électroniques mal identifiés que reçoivent les Archives, sur disquette par exemple, les fichiers ne portent parfois que des noms très généraux, tels que « projet1, projet2, projet3... ». Ce qui, évidemment, ne révèle rien. De plus, il y a souvent des codes d’accès connus seulement d’une personne qui n’est plus à l’emploi de l’Université, de sorte qu’il est impossible d’ouvrir les documents.
« Beaucoup de décisions importantes à l’Université sont actuellement prises par courriel. On voit deux phénomènes : soit des gens qui ne conservent aucun courriel, soit des gens qui conservent tout. »
Dans le premier cas, on efface toutes les traces; dans l’autre, on conserve un océan de données qu’il devient quasiment impossible de filtrer pour en retirer l’information digne d’être préservée.
Auparavant, rappelle M. Prévost, il était possible de transférer un document sur fiche microfilm et de détruire l’original, ce qui permettait de réduire l’espace nécessaire à l’entreposage des archives. « Avec la numérisation, ce n’est pas encore possible », dit-il, parce que la qualité et la permanence du document conservé ne sont pas garanties.
Par ailleurs, la corruption est parfois assez rapide. Les disquettes notamment peuvent être facilement endommagées par les champs magnétiques, la chaleur ou l’humidité. Même les CD se dégradent au fil des ans.
Enfin, les pages publiées sur le Web présentent un problème particulier. Comme il s’agit d’un média en perpétuelle évolution, les mises à jour s’effectuent constamment, souvent sans que l’on ne conserve aucune trace des versions antérieures d’une page. Au gré de la navigation dans les méandres du cyberespace, on se trouve donc complètement déconnecté du passé pour ne vivre que dans l’immédiat.
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