Daniel MorinQu’ils le veuillent ou non, les gens qui travaillent à l’Université d’Ottawa doivent se considérer un peu comme des archivistes. C’est d’autant plus vrai aujourd’hui, explique l’archiviste en chef de l’Université, Michel Prévost, que le « tournant » informatique a provoqué à la fois une propagation de l’information accessible à tous et une décentralisation des données et de leur classement.
« Malheureusement, c’est souvent quand on perd un document important qu’on réalise que la gestion des archives fait partie de nos tâches quotidiennes », dit-il.
Deux règlements s’appliquent à l’archivage des documents à l’Université. Le Règlement 11 détermine les conditions d’accès aux archives. Le Règlement 23, quant à lui, définit les documents que l’on considère comme des archives. Celui-ci rappelle en outre que « les archives sont la propriété de l’Université d’Ottawa et ne peuvent être aliénées ni détruites ».
À l’Université, comme dans la plupart des grandes organisations, la gestion des documents est régie par un calendrier de conservation. Normalement, toutes les unités devraient en avoir un exemplaire, mais il est également possible d’en obtenir un en communiquant avec les Archives. De plus, l
e site Web des Archives explique en détail la marche à suivre pour la gestion des documents.
Qu’il s’agisse de documents électroniques ou autres, « les délais de conservation sont exactement les mêmes », rappelle M. Prévost.
Par « document électronique », on entend tout ce qui est produit sur un support informatique et qui est conservé sous forme d’enregistrement électronique. Cela comprend, entre autres, le simple courriel en format texte jusqu’aux documents complexes en version Word et Wordperfect, en passant par les présentations PowerPoint et les vidéos en Flash, ou encore les cours élaborés à l’aide de logiciels tels que WebCT et les bases de données informatisées, sans oublier les photos numériques, les fichiers PDF et, bien sûr, les pages Web!
« On devrait donc avoir la même approche pour tous les documents et conserver les documents électroniques qui témoignent de l’évolution et du développement de l’Université et aussi ceux qui sont là comme preuves à des fins administratives ou financières. »
Cela dit, « on considère, en règle générale, que 10 p. 100 des documents ont une valeur de témoignage et qu’ils doivent donc être conservés », précise M. Prévost.
Aux personnes qui seraient tentées de croire que l’information qui passe entre leurs mains n’est pas d’une si grande valeur, l’archiviste répond : « On a trop tendance à penser que les documents importants sont produits par le sommet de la pyramide. On se dit qu’au Cabinet du recteur ou au Cabinet du secrétaire on va conserver tel ou tel document, alors que des pièces essentielles sont produites dans les départements et les services. »
« Les archives sont la mémoire de l’Université », souligne M. Prévost. « Quand on parle de patrimoine ou d’archives, on est souvent à contre-courant, parce que tout aujourd’hui est jugé en fonction du très court terme. Mais si on a réussi à produire l’exposition du 150e anniversaire de l’Université, c’est parce qu’il y a des gens avant nous qui ont préservé notre patrimoine. Ce qu’on conserve aujourd’hui sera utile pour le 175e anniversaire ou le bicentenaire de l’Université. »
Par ailleurs, rappelle-t-il, les Archives ne se préoccupent pas que du passé. « Elles sont aussi très utiles pour le rayonnement et le fonctionnement de l’Université aujourd’hui », comme en témoigne le nombre de demandes de renseignements qui est dix fois plus élevé qu’en 1990.
Liens connexes :
Archives de l’Université d’OttawaUNESCO Archives Portal Association des archivistes du Québec Conseil international des archives Society of American Archivists Guidelines for College and University Archives
